Dokument podpiszesz profilem zaufanym bezpłatnie na stronie podpis.gov.pl. Wystarczy wgrać plik, zalogować się do Profilu Zaufanego, potwierdzić logowanie kodem SMS, a następnie ponownie autoryzować samo złożenie Podpisu Zaufanego. Na końcu pobierz podpisany plik.
Co przygotować przed podpisaniem?
Przed rozpoczęciem sprawdź, czy masz:
- ważny Profil Zaufany,
- telefon z dostępem do sieci, na który przyjdą kody SMS,
- plik zapisany na komputerze lub telefonie w obsługiwanym formacie.
Dokument powinien być zapisany jako pojedynczy plik. Usługa pozwala podpisać jednocześnie maksymalnie 5 plików, których łączny rozmiar nie przekracza 25 MB.
Jak podpisać dokument profilem zaufanym?
Procedura odbywa się w usłudze dostępnej pod adresem podpis.gov.pl. Wykonaj następujące czynności:
- Wejdź na stronę podpis.gov.pl i wybierz usługę podpisywania lub sprawdzania dokumentu.
- Kliknij Dodaj plik albo przeciągnij dokument w wyznaczone miejsce.
- Po dodaniu pliku wybierz przycisk Dalej.
- Sprawdź, czy na liście znajduje się właściwy dokument, a następnie wybierz Podpisz.
- Wybierz Profil Zaufany jako metodę podpisu i zaloguj się przy użyciu danych logowania albo bankowości elektronicznej.
- Potwierdź logowanie kodem SMS, jeśli system poprosi o dodatkową autoryzację.
- Sprawdź dane wyświetlone przed podpisaniem i wybierz opcję złożenia Podpisu Zaufanego.
- Wpisz drugi kod SMS, aby potwierdzić samo podpisanie dokumentu.
- Po wyświetleniu komunikatu o pomyślnym podpisaniu kliknij Pobierz podpisane dokumenty i zapisz plik na swoim urządzeniu.
Logowanie i podpisywanie to dwie różne czynności. Pierwszy kod SMS może służyć do uwierzytelnienia podczas logowania, natomiast drugi potwierdza złożenie podpisu. Samo zalogowanie do Profilu Zaufanego nie oznacza jeszcze podpisania dokumentu.
Po pobraniu pliku otrzymasz dokument w formie przygotowanej przez usługę, często z podpisem zapisanym w pliku XML. Dopiero ten pobrany plik możesz przekazać urzędowi lub kolejnej osobie, która ma złożyć własny podpis.
Jakie pliki można podpisać?
Usługa obsługuje wiele popularnych formatów. Najczęściej wykorzystywane są:
| Format | Zastosowanie | Limit |
|---|---|---|
| Pisma, wnioski i dokumenty urzędowe | Do 25 MB łącznie dla dodanych plików | |
| DOCX | Dokumenty tekstowe przygotowane w edytorze | Do 25 MB łącznie dla dodanych plików |
| XML | Dokumenty ustrukturyzowane, w tym e-Sprawozdanie Finansowe | Do 25 MB łącznie dla dodanych plików |
| JPG, JPEG, PNG | Skanowane dokumenty i obrazy | Do 25 MB łącznie dla dodanych plików |
Lista obsługiwanych rozszerzeń obejmuje także między innymi TXT, RTF, ODT, XLSX, PPTX, CSV, ZIP, HTML, SVG, MP3, MP4 i wybrane formaty techniczne. Jeśli plik nie jest akceptowany, sprawdź jego rozszerzenie oraz rozmiar. Możesz też zapisać dokument w jednym z popularnych formatów, na przykład PDF.
Kiedy nie używać Podpisu Zaufanego?
Podpis zaufany jest przeznaczony przede wszystkim do kontaktów z administracją publiczną. Nie traktuj go jako uniwersalnego zamiennika podpisu odręcznego przy każdej umowie.
Nie stosuj go bez sprawdzenia wymagań odbiorcy przy:
- umowach zawieranych z osobą prywatną,
- umowach i aneksach z firmą prywatną,
- nieurzędowych dokumentach biznesowych,
- dokumentach, dla których przepisy lub kontrahent wymagają podpisu kwalifikowanego.
W sprawach urzędowych Podpis Zaufany może zastępować podpis własnoręczny, ale jego zastosowanie nie oznacza automatycznego wysłania dokumentu. Podpisany plik trzeba jeszcze przekazać właściwą drogą, na przykład przez konkretną usługę urzędową albo jako załącznik do pisma ogólnego.
Dotyczy to także sprawozdań finansowych. Podpisanie pliku XML nie jest równoznaczne z jego złożeniem. Sprawozdanie przeznaczone do KRS lub Szefa KAS należy wysłać za pomocą właściwego systemu, odpowiednio dla danej procedury.
Informacje o działaniu usługi mogą się zmieniać wraz z aktualizacjami portalu podpis.gov.pl. W przypadku problemu sprawdź komunikaty wyświetlane bezpośrednio w usłudze.
