W postępowaniu cywilnym profesjonalni pełnomocnicy muszą co do zasady doręczać sobie nawzajem odpisy pism procesowych wraz z załącznikami. Obowiązek ten dotyczy adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych oraz Prokuratorii Generalnej RP. Do 1 marca 2026 r. trzeba było potwierdzić wykonanie doręczenia w treści pisma. Po tej dacie oświadczenie zostanie zniesione, a jedną z metod doręczenia stanie się portal informacyjny.
Kto musi doręczać pismo drugiej stronie?
Podstawą obowiązku jest art. 132 Kodeksu postępowania cywilnego. W toku sprawy profesjonalni pełnomocnicy doręczają sobie bezpośrednio odpisy pism procesowych wraz z załącznikami. Nie jest to doręczenie wykonywane przez sąd, lecz czynność pełnomocnika kierowana do pełnomocnika strony przeciwnej.
Obowiązek obejmuje:
- adwokatów występujących jako pełnomocnicy stron
- radców prawnych występujących jako pełnomocnicy stron
- rzeczników patentowych w zakresie spraw objętych ich umocowaniem
- Prokuratorię Generalną Rzeczypospolitej Polskiej
Jeżeli po drugiej stronie nie działa profesjonalny pełnomocnik, sposób doręczenia zależy od konkretnej sytuacji procesowej i przepisów regulujących doręczenia sądowe. Opisywany obowiązek wzajemnego doręczania dotyczy przede wszystkim relacji między profesjonalnymi pełnomocnikami.
Jak zmieniają się zasady od 1 marca 2026 r.?
Nowelizacja KPC z 5 sierpnia 2025 r. utrzymuje sam obowiązek bezpośredniego doręczania, ale zmienia sposób jego dokumentowania. Do 28 lutego 2026 r. w piśmie składanym do sądu trzeba zamieścić oświadczenie, że odpis został doręczony drugiej stronie albo nadany przesyłką poleconą. Brak oświadczenia może skutkować zwrotem pisma bez wzywania do uzupełnienia braku.
Od 1 marca 2026 r. oświadczenie nie będzie już wymagane. Sąd będzie mógł jednak zażądać dowodu doręczenia lub nadania, z urzędu albo na wniosek strony. Jeżeli pełnomocnik nie przedstawi dowodu w wyznaczonym terminie, pismo będzie podlegało zwrotowi.
Nowe przepisy pozwolą także korzystać z portalu informacyjnego. Przekazanie pisma lub jego odpisu pełnomocnikowi drugiej strony za pośrednictwem portalu, po uzyskaniu dokumentu potwierdzającego przekazanie, będzie traktowane jako wykonanie obowiązku bezpośredniego doręczenia.
W praktyce oznacza to, że po zmianie najważniejsze stanie się zachowanie wiarygodnego potwierdzenia wykonanej czynności, a nie mechaniczne umieszczanie oświadczenia w każdym piśmie.
Jak doręczyć pismo drugiej stronie krok po kroku?
Przed wysłaniem pisma sprawdź, czy nie należy ono do kategorii wyłączonej z doręczeń bezpośrednich. Jeżeli obowiązek istnieje, postępowanie może wyglądać następująco:
- Przygotuj odpis pisma i załączników – druga strona powinna otrzymać kompletny zestaw dokumentów, który odpowiada pismu składanemu w sądzie.
- Wybierz sposób doręczenia – przed 1 marca 2026 r. podstawową metodą jest doręczenie bezpośrednie albo nadanie przesyłką poleconą. Po tej dacie możliwe będzie także użycie portalu informacyjnego, jeżeli dana czynność może zostać wykonana w tym systemie.
- Zabezpiecz dowód wykonania czynności – zachowaj potwierdzenie odbioru, dowód nadania albo dokument z portalu informacyjnego potwierdzający przekazanie pisma.
- Złóż pismo do sądu – do pisma dołącz wymagane dokumenty, a w obecnym stanie prawnym także oświadczenie o doręczeniu odpisu drugiej stronie albo o jego nadaniu.
Po wejściu w życie nowych przepisów brak oświadczenia nie będzie samodzielną podstawą zwrotu. Nie oznacza to jednak, że można zrezygnować z doręczenia. Obowiązek pozostanie, a brak dowodu przedstawionego na żądanie sądu nadal może zakończyć się zwrotem pisma.
Które pisma są wyłączone z doręczenia bezpośredniego?
Nie każde pismo procesowe doręcza się bezpośrednio pełnomocnikowi strony przeciwnej. Pisma wskazane w art. 132 § 11 KPC składa się do sądu wraz z odpisami dla pozostałych uczestników postępowania.
| Rodzaj pisma | Uwagi |
|---|---|
| Pozew wzajemny | Składa się go w sądzie z odpisami dla strony przeciwnej. |
| Apelacja | Nie podlega bezpośredniemu doręczeniu wzajemnemu. |
| Zażalenie i skarga kasacyjna | Obowiązują zasady właściwe dla danego środka zaskarżenia. |
| Sprzeciw od wyroku zaocznego | Składa się go w sądzie z wymaganymi odpisami. |
| Sprzeciw i zarzuty od nakazu zapłaty | Nie stosuje się do nich ogólnej zasady bezpośrednich doręczeń. |
| Wniosek o zabezpieczenie powództwa | Jest wyłączony z obowiązku wzajemnego doręczania. |
| Interwencja, zmiana powództwa i zarzut potrącenia | Od 1 marca 2026 r. zostaną wyraźnie wskazane w katalogu wyłączeń. |
| Skarga na czynności komornika i zarzuty przeciwko planowi podziału | Nowe przepisy wyłączą te pisma z art. 132 § 1 KPC. |
W przypadku pisma zawierającego kilka czynności procesowych trzeba ocenić ich charakter osobno. Przykładowo odpowiedź na pozew może podlegać doręczeniu bezpośredniemu, ale zawarty w niej zarzut potrącenia będzie objęty wyłączeniem przewidzianym dla tego rodzaju czynności.
Jakie są skutki błędnego doręczenia?
Najpoważniejszym skutkiem niedopełnienia obowiązku może być zwrot pisma bez wzywania do usunięcia braku. Przed 1 marca 2026 r. ryzyko powstaje między innymi wtedy, gdy w piśmie zabraknie wymaganego oświadczenia. Po tej dacie sąd będzie mógł zwrócić pismo po bezskutecznym wezwaniu do przedstawienia dowodu doręczenia.
Nie należy utożsamiać adwokata lub radcy prawnego z profesjonalnym pełnomocnikiem wyłącznie na podstawie wykonywanego zawodu. Sąd Najwyższy w wyroku z 30 maja 2025 r., sygn. II CSKP 7/23, wskazał, że art. 132 KPC nie ma zastosowania do adwokata lub radcy prawnego działającego w sprawie jako kurator. Kurator nie podlega więc temu obowiązkowi tylko dlatego, że posiada uprawnienia zawodowe. Znaczenie ma jego procesowa rola w konkretnej sprawie.
Najbezpieczniej jest każdorazowo ustalić, czy pismo podlega doręczeniu bezpośredniemu, zachować dowód wykonania czynności i uwzględnić przepisy przejściowe związane z datą 1 marca 2026 r.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej w konkretnej sprawie.
