Co do zasady podpis może poświadczyć notariusz. Wójt, burmistrz lub prezydent miasta mają taką możliwość tylko w wyjątkowych sytuacjach wskazanych w przepisach szczególnych. Urzędnik samorządowy nie ma ogólnej kompetencji do poświadczania każdego podpisu. Zwykle trzeba stawić się osobiście i okazać dowód osobisty albo inny dokument potwierdzający tożsamość.
Kto może poświadczyć własnoręczność podpisu?
Poświadczenie własnoręczności podpisu potwierdza, że podpis na dokumencie został złożony przez konkretną osobę albo że osoba ta uznała wcześniej złożony podpis za własny. Nie oznacza natomiast, że notariusz potwierdza prawdziwość całej treści dokumentu.
Podstawowym podmiotem uprawnionym do dokonania tej czynności jest notariusz. Wynika to z ustawy Prawo o notariacie, w szczególności z przepisów dotyczących poświadczeń. Notariusz może poświadczyć podpis między innymi na pełnomocnictwie, oświadczeniu, wzorze podpisu, umowie lub innym dokumencie prywatnym, jeżeli przepisy albo wymagania instytucji przewidują taką formę.
Urzędnik samorządowy może poświadczyć podpis tylko wtedy, gdy konkretna ustawa lub rozporządzenie wyraźnie przyznaje mu takie uprawnienie. Sama prośba interesanta, praktyka danego urzędu albo wymaganie kontrahenta nie tworzą podstawy prawnej do dokonania czynności.
| Cecha | Notariusz | Urzędnik samorządowy |
|---|---|---|
| Zakres uprawnień | Ogólna kompetencja do poświadczania własnoręczności podpisu | Tylko sprawy wskazane w przepisach szczególnych |
| Podstawa prawna | Prawo o notariacie | Konkretna ustawa lub rozporządzenie, nie ogólna kompetencja urzędu |
| Koszt | Taksa notarialna, do której co do zasady dolicza się VAT | W niektórych sprawach opłata skarbowa, a w innych czynność może być nieodpłatna |
| Dostępność | Możliwość dokonania czynności niezależnie od rodzaju dokumentu, o ile prawo nie wymaga innej formy | Uzależniona od rodzaju sprawy i właściwości organu |
W przypadku poświadczenia podpisu na pełnomocnictwie lub innym dokumencie maksymalna stawka taksy notarialnej wynosi co do zasady 20 zł netto. Przy dokumentach, których przedmiot jest oznaczony konkretną sumą pieniężną, sposób obliczenia wynagrodzenia może być inny, z ustawowym limitem. Ostateczną kwotę należy ustalić w kancelarii, ponieważ znaczenie ma rodzaj dokumentu i zakres czynności.
W jakich sytuacjach urzędnik może poświadczyć podpis?
Wyjątki dotyczą przede wszystkim spraw, w których przepisy wprost dopuszczają poświadczenie przez organ administracji albo organ samorządu terytorialnego. W praktyce mogą to być:
- pisma upoważniające do odbioru przesyłek, sum pieniężnych lub dokumentów z urzędów i instytucji, w zakresie przewidzianym przepisami;
- oświadczenia dotyczące stanu rodzinnego lub majątkowego składającego;
- oświadczenia, deklaracje i formularze związane z uzyskaniem albo pobieraniem świadczeń emerytalnych i rentowych;
- potwierdzenie pozostawania osoby przy życiu lub w określonym miejscu, jeżeli jest wymagane do wypłaty świadczenia;
- inne oświadczenia, dla których szczególna ustawa wskazuje konkretny organ uprawniony do poświadczenia.
W niektórych wyjątkach kompetencja wójta, burmistrza lub prezydenta miasta jest związana z brakiem kancelarii notarialnej w danej miejscowości. Nie można więc zakładać, że każdy urząd gminy poświadczy podpis na dowolnym dokumencie. Jeżeli sprawa nie mieści się w ustawowym wyjątku, urząd najczęściej odeśle interesanta do notariusza.
Jak przebiega poświadczenie podpisu?
Do czynności trzeba przygotować dokument oraz dokument tożsamości. Podpisujący powinien osobiście stawić się przed notariuszem albo uprawnionym urzędnikiem. Procedura wygląda zwykle następująco:
- Przygotuj oryginał dokumentu, na którym ma zostać poświadczony podpis.
- Staw się osobiście z ważnym dowodem osobistym, paszportem albo innym akceptowanym dokumentem potwierdzającym tożsamość.
- Złóż podpis w obecności osoby poświadczającej albo uznaj za własny podpis złożony wcześniej.
- Pozwól na sprawdzenie tożsamości oraz sporządzenie klauzuli poświadczeniowej z datą, oznaczeniem osoby i podpisem poświadczającego.
Zgodnie z art. 88 Prawa o notariacie podpis na poświadczanym dokumencie składa się w obecności notariusza. Jeżeli został złożony wcześniej, podpisujący musi uznać go przed notariuszem za własnoręczny. Nie można przeprowadzić tej czynności zaocznie, telefonicznie ani wyłącznie przez e-mail.
Warto też sprawdzić wymagania odbiorcy dokumentu. Poświadczenie podpisu nie zmienia prywatnego charakteru dokumentu i nie zastępuje aktu notarialnego, jeżeli ustawa wymaga właśnie aktu notarialnego.
Dlaczego urząd może odmówić?
Organy władzy publicznej działają na podstawie i w granicach prawa. Oznacza to, że urzędnik nie może poświadczyć podpisu tylko dlatego, że podobne czynności wykonuje inny urząd albo że odbiorca dokumentu tak zażądał.
Decydujące znaczenie ma konkretny przepis. Jeżeli wskazuje on notariusza, organ administracji nie powinien zastępować go bez wyraźnego upoważnienia. Podobnie wewnętrzna instrukcja urzędu nie może sama w sobie rozszerzyć ustawowych kompetencji.
Przed wizytą warto zapytać instytucję, która będzie przyjmować dokument, czy zaakceptuje poświadczenie urzędowe i jaki organ może go dokonać. Gdy nie ma wyraźnej podstawy prawnej albo dokument ma znaczenie w obrocie cywilnym, najbezpieczniejszym rozwiązaniem pozostaje poświadczenie u notariusza.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W przypadku dokumentów wywołujących istotne skutki majątkowe lub prawne warto sprawdzić wymagania instytucji, która będzie je przyjmować.
