Skan dokumentu może mieć moc prawną jako dokument, ale nie zawsze zastępuje wymaganą prawem formę pisemną. O skuteczności decyduje rodzaj czynności, zgoda stron oraz to, czy przepisy przewidują formę pisemną lub notarialną pod rygorem nieważności.
Czym różni się skan od oryginału?
Skan podpisanego dokumentu jest elektronicznym odwzorowaniem papierowego oryginału. Pokazuje treść i wizualny obraz podpisu, ale nie zawiera własnoręcznego podpisu w jego pierwotnej postaci. Z tego powodu przesłanie pliku PDF e-mailem nie jest tym samym co przekazanie drugiej stronie papierowego dokumentu podpisanego odręcznie.
Nie oznacza to, że skan jest bezwartościowy. Może służyć do bieżącego obiegu dokumentów, potwierdzać przebieg uzgodnień i mieć znaczenie dowodowe. W razie sporu sąd może jednak oceniać także inne okoliczności, takie jak korespondencja stron, adresy e-mail, sposób potwierdzenia tożsamości oraz faktyczne wykonanie umowy. Może też zażądać przedstawienia oryginału.
Forma dokumentowa a forma pisemna
Forma dokumentowa, określona w art. 772 Kodeksu cywilnego, polega na złożeniu oświadczenia w postaci dokumentu w sposób pozwalający ustalić osobę, która je złożyła. Dokumentem może być między innymi wiadomość e-mail, plik PDF, skan, SMS albo inny nośnik umożliwiający zapoznanie się z treścią informacji.
Forma dokumentowa nie wymaga własnoręcznego podpisu. Znaczenie ma możliwość ustalenia, od kogo pochodzi oświadczenie. Przy skanie warto więc zachować całą korespondencję, a nie tylko sam załącznik. Sam obraz podpisu nie daje bowiem takiej pewności co do autorstwa jak podpis kwalifikowany.
Forma pisemna wymaga własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia. Zgodnie z przepisami podpis kwalifikowany jest z nim zrównany. Zwykły skan podpisanego papieru nie spełnia tego wymogu, ponieważ do odbiorcy trafia kopia dokumentu, a nie dokument z oryginalnym podpisem.
| Forma | Wymagania | Moc prawna |
|---|---|---|
| Skan podpisanego dokumentu | Utrwalenie treści i możliwość ustalenia osoby składającej oświadczenie | Może wystarczyć w formie dokumentowej, jeśli przepisy i ustalenia stron na to pozwalają |
| Podpis własnoręczny | Podpis na dokumencie zawierającym treść oświadczenia | Spełnia zwykłą formę pisemną |
| Podpis kwalifikowany | Podpis elektroniczny oparty na kwalifikowanym certyfikacie | Jest równoważny podpisowi własnoręcznemu i pozwala zachować formę pisemną elektronicznie |
Najważniejsza różnica polega więc na tym, że skan może dokumentować uzgodnienie stron, lecz sam w sobie nie przekształca czynności w formę pisemną. Trzeba też odróżnić skan od dokumentu elektronicznego utworzonego od początku cyfrowo i opatrzonego podpisem kwalifikowanym.
Kiedy skan jest niewystarczający?
Ryzyko pojawia się wtedy, gdy ustawa wymaga określonej formy pod rygorem nieważności. W takim przypadku niezachowanie formy może oznaczać, że czynność nie wywoła zamierzonych skutków prawnych. Skan nie zastąpi też aktu notarialnego ani innej formy szczególnej.
Przed wysłaniem skanu sprawdź, czy dokument nie należy do grupy czynności wymagających formy pisemnej albo notarialnej. Przykłady obejmują:
- umowę leasingu,
- oświadczenie poręczyciela przy umowie poręczenia,
- umowę o przejęcie długu,
- umowę przeniesienia autorskich praw majątkowych lub wyłączną umowę licencyjną,
- umowę dotyczącą przeniesienia praw do wynalazku, wzoru użytkowego albo wzoru przemysłowego,
- umowę sprzedaży nieruchomości, która wymaga aktu notarialnego.
Uwaga: w przypadku umów dotyczących nieruchomości skan podpisanego dokumentu nie zastępuje aktu notarialnego. Tak samo skan umowy leasingu nie zachowuje wymaganej formy pisemnej, jeżeli przepisy przewidują ją pod rygorem nieważności.
Nie każda umowa zawarta bez wymaganej formy będzie automatycznie nieważna. Skutek zależy od przepisu, który ustanawia dany wymóg. Dlatego nie należy utożsamiać braku zwykłej formy pisemnej z nieważnością w każdej sytuacji. W przypadku umów o dużej wartości lub dokumentów związanych z prawami autorskimi, nieruchomościami albo odpowiedzialnością poręczyciela potrzebna jest indywidualna analiza prawna.
Jak bezpiecznie posługiwać się skanami?
Jeżeli dana czynność może zostać dokonana w formie dokumentowej, uporządkowany obieg skanu ogranicza ryzyko dowodowe. Postępuj według następujących kroków:
- Sprawdź, jaka forma jest wymagana dla konkretnej umowy i czy przepisy przewidują rygor nieważności.
- Ustal z drugą stroną, że oświadczenia zostaną złożone w formie dokumentowej, i zachowaj potwierdzenie takiego uzgodnienia.
- Zweryfikuj tożsamość oraz umocowanie osoby, która wysyła lub akceptuje dokument.
- Zachowaj pełną korespondencję, potwierdzenia wysłania i odbioru, wersję pliku oraz informacje o dacie uzgodnienia.
- Przechowuj skan razem z papierowym oryginałem, jeżeli przepisy, procedura firmy albo charakter sprawy wymagają jego zachowania.
Warto kontrolować także integralność pliku. Skan można zastąpić inną wersją dokumentu, a sam obraz podpisu nie pozwala łatwo ustalić, czy treść zmieniła się po podpisaniu. Przy ważnych kontraktach bezpieczniejszym rozwiązaniem jest dokument elektroniczny podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Rozporządzenie eIDAS określa ramy prawne usług zaufania, w tym podpisów elektronicznych, a podpis kwalifikowany wywołuje skutek równoważny podpisowi własnoręcznemu.
Co wybrać zamiast skanu?
Skan sprawdza się przede wszystkim tam, gdzie przepisy dopuszczają formę dokumentową, a strony mogą skutecznie potwierdzić swoje oświadczenia. Nie daje jednak takiej przewidywalności jak podpis kwalifikowany, szczególnie gdy istotne są tożsamość podpisującego, integralność pliku i pewna data zawarcia umowy.
Przy istotnych kontraktach, wysokich kwotach i ryzyku sporu lepiej zastosować kwalifikowany podpis elektroniczny albo skonsultować treść i formę dokumentu z prawnikiem. Przed wysłaniem samego skanu trzeba ustalić nie tylko, czy druga strona go zaakceptuje, lecz przede wszystkim, czy taki sposób zawarcia umowy spełnia wymogi prawa.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawach dotyczących konkretnej umowy, rygoru nieważności lub wysokiej wartości transakcji skonsultuj się z prawnikiem.
