Pismo przez ePUAP wyślesz za pomocą usługi „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”. Potrzebujesz Profilu Zaufanego lub innego sposobu podpisu elektronicznego. Po wysyłce pobierz UPP, czyli Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia – to potwierdzenie, że dokument został przyjęty przez system.
Jak wysłać pismo do urzędu z listy?
Standardowa ścieżka jest przeznaczona dla sytuacji, w której urząd można znaleźć w wyszukiwarce ePUAP. Przygotuj treść pisma oraz załączniki, a następnie wykonaj następujące czynności:
- Otwórz usługę „Pismo ogólne do podmiotu publicznego”. Możesz skorzystać z usługi dostępnej na portalu gov.pl i wybrać przycisk rozpoczęcia wysyłki.
- Zaloguj się do ePUAP. Do autoryzacji potrzebny będzie Profil Zaufany, podpis kwalifikowany albo inna metoda udostępniona przez system.
- Wybierz urząd lub instytucję. Wpisz nazwę podmiotu w polu adresata i wybierz właściwą pozycję z listy.
- Uzupełnij formularz. Wybierz rodzaj pisma, wpisz tytuł i treść. Opisz sprawę konkretnie, podaj dane pozwalające urzędowi zidentyfikować sprawę i wskaż swoje żądanie.
- Dodaj załączniki. Przed wgraniem sprawdź ich czytelność oraz nazwy. Szczególne zasady nazewnictwa opisano niżej.
- Przejdź do podpisu i wyślij pismo. Sprawdź podgląd dokumentu, podpisz formularz i potwierdź wysyłkę.
- Pobierz UPP. Po skutecznym doręczeniu znajdziesz w skrzynce dokument Urzędowego Poświadczenia Przedłożenia, często w formacie UPP.xml. Zapisz go razem z kopią pisma i załączników.
Zwykły e-mail nie zawsze zastępuje pismo wniesione przez ePUAP. Jeżeli przepisy wymagają złożenia dokumentu drogą elektroniczną przez właściwą skrzynkę podawczą, wiadomość wysłana na adres poczty elektronicznej urzędu może pozostać bez rozpoznania.
Jak wysłać pismo na konkretny adres skrytki ESP?
Adres skrytki ESP ma zwykle postać podobną do /nazwa/skrytka. Nie każdą skrytkę da się znaleźć w standardowym wyborze urzędu. W takim przypadku można skorzystać z formularza pisma ogólnego i zapisać go jako dokument roboczy.
Układ przycisków może zmieniać się wraz z wersją platformy, ale metoda opisana poniżej wykorzystuje funkcję „Kopiuj do roboczych” oraz książkę adresową:
- Zaloguj się do ePUAP i wyszukaj wzór „Pismo ogólne do podmiotu publicznego – stary wzór”.
- Kliknij „Załatw sprawę”. Gdy pojawi się formularz pisma ogólnego, nie wypełniaj jeszcze jego pól.
- Wybierz „Kopiuj do roboczych”. Następnie otwórz po lewej stronie sekcję „Robocze”. Jeśli system zapyta o opuszczenie strony, potwierdź wybór przyciskiem „Opuść stronę”.
- Otwórz nowy dokument roboczy. Zwykle znajduje się na początku listy zapisanych dokumentów.
- Kliknij „Dalej”, pozostawiając pola formularza puste. Powinno pojawić się okno „Adresowanie”.
- Otwórz „Książkę adresową”. W polu wyszukiwania wpisz pełny adres skrytki ESP, na przykład adres przekazany przez urząd.
- Zapisz wybrany adres i wróć do edycji dokumentu. Uzupełnij treść, dodaj załączniki, podpisz pismo i wyślij je tak jak w standardowej procedurze.
Przed użyciem tej metody sprawdź adres skrytki w informacji przekazanej przez urząd lub na jego oficjalnej stronie. Literówka w adresie może skierować dokument do niewłaściwego odbiorcy.
Dlaczego ePUAP odrzuca załącznik lub pismo?
Jedną z częstszych przyczyn problemów technicznych jest nazwa pliku. Aby ograniczyć ryzyko błędu przy dodawaniu załączników i podpisywaniu pisma, stosuj wyłącznie litery alfabetu łacińskiego. Nie używaj spacji, polskich znaków ani znaków specjalnych.
Przykładowo zamiast nazwy „Wniosek o wypłatę.pdf” użyj „Wniosek_o_wyplate.pdf” albo „Wniosek.pdf”. Przed dodaniem pliku zmień nazwę każdego załącznika, nie tylko dokumentu głównego.
| Problem | Przyczyna | Rozwiązanie |
|---|---|---|
| Błąd pojawia się przy podpisywaniu | Załącznik ma spacje, polskie litery lub znaki specjalne w nazwie | Zmień nazwę pliku, używając liter łacińskich, cyfr i ewentualnie podkreśleń |
| Nie można znaleźć adresata | Skrytka ESP nie jest dostępna na zwykłej liście podmiotów | Zapisz pismo w roboczych, przejdź do adresowania i wyszukaj adres w książce adresowej |
| System nie pozwala przejść dalej | Nieuzupełnione pole wymagane albo brak adresata | Sprawdź formularz, wybierz urząd lub skrytkę i uzupełnij wszystkie pola oznaczone jako wymagane |
| Wysłane pismo nie daje się potwierdzić | Nie zapisano dokumentu potwierdzającego wysyłkę | Otwórz skrzynkę ePUAP, pobierz UPP i zachowaj je na swoim urządzeniu |
Jeżeli błąd nadal występuje po zmianie nazw plików, sprawdź ich format i rozmiar oraz spróbuj ponownie w późniejszym czasie. Zachowaj kopię treści pisma, aby nie tworzyć dokumentu od początku.
Co sprawdzić przed wysłaniem?
Przed kliknięciem przycisku wysyłki przejdź przez krótką kontrolę:
- Adresat – wybrano właściwy urząd albo wpisano poprawny adres skrytki ESP.
- Treść – pismo jasno opisuje sprawę i zawiera żądanie lub informację dla urzędu.
- Podpis – formularz i wymagane dokumenty zostały podpisane właściwą metodą.
- Załączniki – pliki są czytelne, kompletne i mają nazwy bez spacji, polskich znaków oraz znaków specjalnych.
- UPP – po wysyłce pobierzesz Urzędowe Poświadczenie Przedłożenia i zachowasz je wraz z dokumentami.
Najważniejsze jest prawidłowe wskazanie adresata, podpisanie formularza i zachowanie UPP. Bez tego trudno wykazać, że pismo zostało skutecznie wniesione do urzędu.
