Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania potwierdza stan lokalu, wyposażenie i odczyty liczników w dniu przekazania kluczy. Przy najmie jest obowiązkowym dokumentem wynikającym z art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów, a przy sprzedaży pomaga rozliczyć przekazanie mieszkania. Dokładny opis i zdjęcia mogą uchronić obie strony przed sporem o usterki, media lub zwrot kaucji.
Jak przygotować protokół krok po kroku?
Najlepiej sporządzić dokument podczas faktycznego przekazania lokalu. Przy najmie robi się to przy wprowadzeniu najemcy i ponownie przy wyprowadzce. Przy sprzedaży protokół zwykle podpisuje się w dniu wydania kluczy, po zawarciu umowy zgodnie z ustaleniami stron.
- Przygotuj wzór przed spotkaniem – wpisz dane stron, adres mieszkania i numer umowy, jeśli protokół jest jej załącznikiem.
- Obejrzyjcie wspólnie każde pomieszczenie – sprawdźcie ściany, podłogi, sufity, okna, drzwi, instalacje i wyposażenie.
- Spiszcie liczniki – odczytajcie wspólnie prąd, gaz, wodę oraz ciepło, jeśli lokal ma osobny licznik lub podzielnik.
- Wykonajcie zdjęcia – sfotografujcie liczniki, wyposażenie i wszystkie istniejące usterki. Przy uszkodzeniach zrób zdjęcie ogólne oraz zbliżenie.
- Podpiszcie dwa egzemplarze – każda strona powinna otrzymać jednobrzmiący dokument wraz z informacją o załącznikach.
Jeśli jedna ze stron odmawia podpisu, można odnotować ten fakt w dokumencie, wykonać zdjęcia z datą i poprosić świadka o potwierdzenie przebiegu oględzin. Taki materiał nie zastępuje wspólnego podpisu, ale może pomóc udokumentować stan lokalu.
Co powinien zawierać protokół?
Dokument nie ma jednego urzędowego formularza, ale powinien pozwalać jednoznacznie ustalić, kto, kiedy i jaki lokal przekazał. W protokole umieść:
- Dane wynajmującego i najemcy albo sprzedającego i kupującego.
- Datę oraz miejsce sporządzenia dokumentu.
- Dokładny adres mieszkania i oznaczenie umowy lub aktu, którego dotyczy przekazanie.
- Opis stanu ścian, sufitów, podłóg, okien, drzwi i instalacji.
- Spis mebli, sprzętu AGD i innych elementów wyposażenia wraz z oceną ich stanu.
- Odczyty i numery liczników mediów.
- Liczbę kluczy, pilotów, kart dostępu i innych przekazanych urządzeń.
- Listę usterek oraz informację o dokumentacji fotograficznej.
- Podpisy obu stron i liczbę sporządzonych egzemplarzy.
W opisie każdego pomieszczenia uwzględnij także balkon, komórkę lokatorską, piwnicę lub miejsce postojowe, jeśli są częścią przekazywanej nieruchomości.
W każdym pomieszczeniu sprawdź te same grupy elementów:
- Ściany, sufity i podłogi – pęknięcia, plamy, dziury po kołkach, zarysowania, ślady wilgoci i stan listew.
- Okna i drzwi – możliwość otwierania i zamykania, szyby, klamki, zamki, parapety oraz rolety.
- Instalacje – światła, gniazdka, krany, odpływy, wentylację i grzejniki.
- Wyposażenie – działanie lodówki, pralki, piekarnika, płyty, zmywarki, mebli i armatury.
- Dostępne akcesoria – klucze do mieszkania, budynku, skrzynki pocztowej, piwnicy oraz piloty.
Zamiast wpisywać „stan dobry”, zanotuj na przykład: „parkiet w pokoju dziennym ma zarysowanie przy oknie” albo „piekarnik działa, lecz pokrętło temperatury jest pęknięte”. Taki opis można później porównać ze stanem lokalu przy wyprowadzce.
Jak spisać liczniki?
Odczyt wykonajcie wspólnie w dniu przekazania. Zapisz numer urządzenia, wskazanie i jednostkę. Warto od razu zrobić zdjęcie wyświetlacza lub tarczy tak, aby można było rozpoznać zarówno numer licznika, jak i jego stan.
| Rodzaj licznika | Numer licznika | Stan licznika | Uwagi |
|---|---|---|---|
| Energia elektryczna | ………………………….. | …………………… kWh | ………………………….. |
| Gaz | ………………………….. | …………………… m³ | ………………………….. |
| Woda ciepła | ………………………….. | …………………… m³ | ………………………….. |
| Woda zimna | ………………………….. | …………………… m³ | ………………………….. |
| Ciepło | ………………………….. | …………………… GJ | ………………………….. |
Jeżeli ogrzewanie jest rozliczane za pomocą podzielników, wpisz ich wskazania zgodnie z zasadami przyjętymi dla budynku. Gdy lokal nie ma danego licznika, zaznacz „nie dotyczy”, zamiast pozostawiać niejasne puste pole.
Zdjęcia, usterki i normalne zużycie
Dokumentacja fotograficzna powinna być załącznikiem do protokołu. W samym dokumencie wpisz liczbę zdjęć oraz sposób ich przekazania, na przykład „załącznik nr 1 – dokumentacja fotograficzna w formie plików elektronicznych”. Nośnik CD lub DVD nie jest konieczny, jeśli strony uzgodnią przekazanie plików w inny sposób.
Fotografuj całe pomieszczenia, a przy usterkach wykonuj także zbliżenia. Zdjęcia powinny obejmować między innymi:
- wyświetlacze i tabliczki znamionowe liczników;
- zarysowania, pęknięcia, plamy, ślady wilgoci i uszkodzenia podłóg;
- sprzęt AGD, meble, armaturę i inne wyposażenie;
- okna, drzwi, zamki oraz przekazane klucze i piloty;
- elementy wspólne przekazywane razem z lokalem, jeśli mają znaczenie dla rozliczenia.
Przy rozliczeniu najmu trzeba odróżnić normalne zużycie od zniszczenia. Przyblakła farba, drobne ślady użytkowania czy niewielkie przetarcia w często używanych miejscach mogą wynikać ze zwykłego korzystania z lokalu. Dziura w ścianie, wybita szyba, głębokie zarysowanie podłogi lub uszkodzenie sprzętu z winy najemcy to już odrębna szkoda, którą należy opisać i wycenić zgodnie z ustaleniami stron oraz przepisami.
Czy protokół musi być notarialny?
Nie. Protokół zdawczo-odbiorczy jest zwykłym dokumentem podpisywanym przez strony przekazania i nie wymaga udziału notariusza. Przy najmie okazjonalnym notarialne może być osobne oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji, ale nie dotyczy ono samego protokołu.
Art. 6c ustawy o ochronie praw lokatorów wymaga sporządzenia protokołu przed wydaniem lokalu najemcy i wskazuje, że dokument stanowi podstawę rozliczeń przy zwrocie lokalu. Z kolei przy oddaniu mieszkania najemca powinien uwzględnić normalne zużycie wynikające z prawidłowego korzystania. Protokół pomaga ustalić, jaki stan istniał na początku i co zmieniło się później.
Wzór protokołu zdawczo-odbiorczego do pobrania
Skorzystaj z gotowego, edytowalnego szablonu i uzupełnij go podczas wspólnych oględzin:
- Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – wzór PDF do wydrukowania.
- Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – wzór DOCX do edycji na komputerze.
Wzór jest materiałem do dostosowania. Uzupełnij go o elementy charakterystyczne dla danego lokalu, takie jak komórka, garaż, ogród, miejsce parkingowe, dodatkowe urządzenia lub ustalenia dotyczące napraw. Po podpisaniu zachowaj protokół razem z umową i dokumentacją zdjęciową.
Najbezpieczniejszy protokół powstaje podczas spokojnego, wspólnego obejścia mieszkania. Konkretne opisy, aktualne liczniki, komplet kluczy i zdjęcia dają obu stronom jasny punkt odniesienia przy przekazaniu lokalu oraz rozliczeniu kaucji.
Treść ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej. W razie sporu dotyczącego kaucji, szkód lub odpowiedzialności za usterki warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.
