Wniosek o odpis aktu urodzenia możesz złożyć w dowolnym Urzędzie Stanu Cywilnego w Polsce, niezależnie od tego, gdzie akt został sporządzony. Masz do wyboru wizytę osobistą, wysyłkę pocztą albo złożenie wniosku przez internet. Możesz też wskazać, czy dokument ma zostać odebrany w USC, przesłany pocztą czy dostarczony na skrzynkę e-Doręczeń.
Gdzie złożyć wniosek o akt urodzenia?
Nie musisz jechać do urzędu właściwego dla miejsca urodzenia. Dzięki centralnemu rejestrowi stanu cywilnego wybrany przez Ciebie USC może odszukać akt w systemie albo sprowadzić potrzebne informacje z innego urzędu.
Wniosek o odpis skrócony lub zupełny aktu urodzenia złożysz:
- przez internet, za pośrednictwem usługi na portalu gov.pl,
- osobiście w wybranym Urzędzie Stanu Cywilnego,
- pocztą tradycyjną, wysyłając dokumenty do wybranego USC.
Najmniej formalności zwykle wiąże się z wnioskiem internetowym, ale ta ścieżka wymaga możliwości elektronicznego potwierdzenia tożsamości.
Jak złożyć wniosek?
Przez internet
Do złożenia wniosku online potrzebujesz profilu zaufanego albo e-dowodu z możliwością potwierdzenia tożsamości. W zależności od wybranej opcji dokument możesz otrzymać pocztą, odebrać osobiście w USC lub dostać na skrzynkę e-Doręczeń.
Procedura internetowa wygląda następująco:
- Zaloguj się do usługi profilem zaufanym albo e-dowodem.
- Wybierz sposób odbioru odpisu.
- Wypełnij wniosek, podając dane osoby, której akt dotyczy, i dołącz wymagane dokumenty.
- Wskaż cel wydania dokumentu, jeśli urząd wymaga takiej informacji.
- Opłać odpis, jeżeli nie przysługuje Ci zwolnienie z opłaty.
- Sprawdź wniosek i podpisz go elektronicznie.
- Odbierz dokument w wybranej formie.
Po prawidłowym wysłaniu wniosku na skrzynkę e-Doręczeń otrzymasz urzędowe poświadczenie przedłożenia. Wniosek może zostać zrealizowany automatycznie, gdy akt znajduje się w rejestrze elektronicznym, dotyczy między innymi Ciebie, dziecka, małżonka lub rodzica, a Ty wybierzesz odbiór elektroniczny i płatność online.
Osobiście w USC
W urzędzie składasz wniosek papierowy i okazujesz dokument tożsamości. W formularzu wskaż rodzaj odpisu oraz sposób jego odbioru. Jeśli potrzebujesz dokumentu dotyczącego innej osoby, przygotuj także dokument potwierdzający uprawnienie do jego uzyskania, gdy jest wymagany.
Pocztą
Wniosek możesz wysłać na adres dowolnego USC w Polsce. Dołącz podpisany formularz, potwierdzenie opłaty, jeśli jest wymagana, oraz dokumenty potwierdzające interes prawny lub pełnomocnictwo, jeżeli dotyczą Twojej sytuacji.
Kto może otrzymać odpis i ile to kosztuje?
Odpis aktu urodzenia może uzyskać osoba, której akt dotyczy, a także osoby i instytucje wskazane w przepisach. Do uprawnionych należą:
- osoba, której akt dotyczy,
- jej małżonek,
- wstępni, czyli rodzice, dziadkowie i pradziadkowie,
- zstępni, czyli dzieci, wnuki i prawnuki,
- rodzeństwo,
- przedstawiciel ustawowy lub opiekun,
- pełnomocnik działający na podstawie pełnomocnictwa,
- osoba, która wykaże interes prawny w uzyskaniu odpisu.
Interes prawny oznacza konkretną potrzebę wynikającą z przepisów, na przykład obowiązek przedstawienia aktu w postępowaniu sądowym. W takim przypadku trzeba dołączyć dokument potwierdzający tę potrzebę. Samo zainteresowanie sytuacją innej osoby nie wystarcza.
Podstawowe opłaty przedstawiają się następująco:
| Rodzaj dokumentu | Opłata | Uwagi |
|---|---|---|
| Odpis skrócony | 22 zł | Pokazuje aktualną treść aktu |
| Odpis zupełny | 33 zł | Zawiera pełną treść aktu i późniejsze zmiany |
| Pełnomocnictwo | 17 zł | Opłata dodatkowa, z wyjątkami wskazanymi w przepisach |
Odpis może być bezpłatny, gdy jest potrzebny między innymi w sprawie:
- uzyskania dowodu osobistego lub paszportu,
- świadczeń socjalnych albo pomocy społecznej,
- ubezpieczenia społecznego lub zdrowotnego w ZUS,
- alimentów,
- opieki, kurateli lub adopcji,
- zatrudnienia albo wynagrodzenia za pracę.
Wniosek powinien wskazywać cel, dla którego potrzebujesz dokumentu. To na tej podstawie urząd może ocenić, czy przysługuje zwolnienie z opłaty.
O czym pamiętać przy odbiorze dokumentu?
Elektroniczny odpis aktu jest dokumentem w formacie XML lub PDF, opatrzonym podpisem kwalifikowanym albo elektroniczną pieczęcią. Nie drukuj e-odpisu. Po wydrukowaniu nie ma on mocy prawnej dokumentu urzędowego i odbiorca może go nie uznać. Dokument elektroniczny należy przekazywać dalej w postaci cyfrowej.
Jeżeli akt znajduje się w elektronicznym centralnym rejestrze, odpis powinien zostać wydany w ciągu 7 dni kalendarzowych. Gdy trzeba odnaleźć papierową księgę lub przenieść dane do rejestru, termin może wynieść 7 albo 10 dni roboczych, zależnie od tego, który USC przechowuje akt.
