Formularz A1 potwierdza, że pracownik delegowany nadal podlega polskiemu systemowi ubezpieczeń społecznych. Wniosek US-3 składa pracodawca przez PUE/eZUS. Zaświadczenie trzeba uzyskać także przy krótkim, nawet jednodniowym wyjeździe do państwa UE, EOG lub Szwajcarii.
Jakie warunki trzeba spełnić?
A1 dotyczy przede wszystkim delegowania na podstawie art. 12 rozporządzenia 883/2004. Pracodawca powinien wykazać, że delegowanie jest czasowe, a jego działalność w Polsce ma rzeczywisty i istotny zakres. Samo zatrudnienie pracownika w Polsce nie zawsze wystarcza do wydania zaświadczenia.
Przed złożeniem wniosku sprawdź najważniejsze wymogi:
| Warunek | Szczegóły |
|---|---|
| Okres delegowania | Planowany pobyt za granicą nie może przekraczać 24 miesięcy. |
| Ubezpieczenie w Polsce | Pracownik powinien podlegać polskiemu systemowi ubezpieczeń przez co najmniej miesiąc bezpośrednio przed rozpoczęciem delegowania. |
| Działalność pracodawcy | Przedsiębiorca musi prowadzić znaczną część działalności w Polsce, a nie tylko formalnie posiadać tutaj siedzibę. |
| Cel wyjazdu | Pracownik wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, który go deleguje, i pozostaje z nim bezpośrednio związany w zakresie zatrudnienia. |
| Brak zastępstwa | Pracownik nie może zostać wysłany wyłącznie po to, aby zastąpić inną osobę wcześniej delegowaną do tego samego zadania. |
Te zasady odnoszą się do delegowania do jednego państwa. Inaczej może wyglądać sytuacja osoby, która regularnie pracuje w kilku państwach. Wtedy właściwe mogą być reguły dotyczące pracy w wielu państwach, czyli art. 13 rozporządzenia 883/2004.
Jak złożyć wniosek US-3 w PUE/eZUS?
Naj szybszą drogą jest elektroniczne złożenie wniosku przez profil płatnika na PUE/eZUS. Przygotuj dane pracodawcy i pracownika, informacje o miejscu wykonywania pracy oraz dokładne daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania.
- Zaloguj się do PUE/eZUS na profil płatnika składek. Jeśli firma nie ma jeszcze konta, trzeba je założyć i uwierzytelnić.
- Otwórz katalog usług i wyszukaj formularz US-3. Wybierz usługę dotyczącą zaświadczenia o ustawodawstwie właściwym dla pracownika delegowanego.
- Wypełnij kreator wniosku. Podaj dane pracodawcy, pracownika, państwa, w którym będzie wykonywana praca, oraz okres delegowania. Opisz także charakter pracy i podstawę wyjazdu.
- Sprawdź informacje i podpisz dokument jedną z metod dostępnych w PUE/eZUS, a następnie wyślij wniosek do ZUS.
ZUS może wydać zaświadczenie niezwłocznie, jeżeli dysponuje kompletem informacji i nie ma wątpliwości co do podlegania ubezpieczeniom. Jeżeli potrzebne jest postępowanie wyjaśniające, sprawa może trwać do miesiąca, a w szczególnie skomplikowanych przypadkach do dwóch miesięcy. O gotowym dokumencie ZUS informuje przez ustawiony kanał, na przykład e-mail lub SMS.
Wniosek można złożyć także osobiście w placówce ZUS albo pocztą, jednak PUE/eZUS zwykle ułatwia przekazanie dokumentów i odbiór odpowiedzi. W razie odmowy wydania A1 ZUS doręcza decyzję, od której można się odwołać do sądu.
Jakie dokumenty przygotować?
Zakres załączników może zależeć od sytuacji pracownika i informacji, których ZUS potrzebuje do oceny sprawy. Przed wysłaniem wniosku przygotuj:
- Formularz US-3 wypełniony w PUE/eZUS.
- Dane umowy lub innego tytułu zatrudnienia pracownika.
- Informacje o kontrakcie, usłudze albo zadaniu realizowanym za granicą.
- Dokładne daty i miejsce wykonywania pracy.
- Dokumenty potwierdzające rzeczywistą działalność przedsiębiorstwa w Polsce, jeśli ZUS poprosi o ich przedstawienie.
Nie należy wpisywać maksymalnego okresu 24 miesięcy automatycznie. Daty powinny odpowiadać rzeczywistemu planowi delegowania. ZUS ocenia stan faktyczny, a nie tylko dane wpisane w formularzu.
Krótkie delegacje i cudzoziemcy
A1 nie jest zarezerwowane dla wielomiesięcznych wyjazdów. Jeżeli pracownik jedzie na jeden dzień na spotkanie, szkolenie, montaż albo wykonanie innego zadania w państwie objętym koordynacją, pracodawca powinien wystąpić o zaświadczenie przed wyjazdem.
W przypadku obywatela państwa spoza UE, EOG i Szwajcarii ZUS może wymagać potwierdzenia legalnego zamieszkania w Polsce. Do wniosku należy wtedy dołączyć formularz US-54, czyli informację o legalności zamieszkania obywatela państwa trzeciego.
- US-54 dotyczy cudzoziemców spoza UE, EOG i Szwajcarii.
- Do formularza trzeba dołączyć dokument potwierdzający legalny pobyt, jeśli wymaga tego sytuacja pracownika.
- Legalny pobyt w Polsce nie zawsze oznacza automatyczne prawo do pracy w państwie przyjmującym.
- Przed wyjazdem sprawdź także wymagania wizowe i pobytowe kraju docelowego.
Co grozi za brak A1?
Brak zaświadczenia może ujawnić kontrola organów państwa przyjmującego. Pracodawca może zostać wezwany do wyjaśnienia, dlaczego składki nie są opłacane w tym państwie. W konsekwencji pojawia się ryzyko naliczenia lokalnych składek, problemów z dopuszczeniem pracownika do miejsca pracy oraz sankcji administracyjnych.
Wysokość kar zależy od kraju, rodzaju naruszenia i okoliczności sprawy. W materiałach dotyczących delegowania wskazuje się między innymi na kary sięgające 10 000 euro w Austrii oraz wyższe sankcje w Niemczech przy określonych naruszeniach. Nie należy jednak traktować tych kwot jako jednolitej taryfy dla całej Unii.
A1 potwierdza wyłącznie właściwe ustawodawstwo w zakresie zabezpieczenia społecznego. Nie zastępuje zgłoszenia delegowania, dokumentów wymaganych przez kraj przyjmujący ani karty EKUZ. Przed wysłaniem pracownika sprawdź więc zarówno status ubezpieczeniowy, jak i lokalne obowiązki administracyjne.
