Podpis kwalifikowany ma moc prawną równą podpisowi odręcznemu, a Profil Zaufany służy przede wszystkim do kontaktów z administracją publiczną. Dlatego umowę wymagającą formy pisemnej, na przykład umowę o przeniesienie praw autorskich, podpiszesz elektronicznie tylko podpisem kwalifikowanym.
Podpis kwalifikowany a Profil Zaufany – najważniejsze różnice
| Cecha | Podpis kwalifikowany | Profil Zaufany |
|---|---|---|
| Moc prawna | Równoważny podpisowi własnoręcznemu, także w relacjach prywatnych i biznesowych | Zastępuje podpis własnoręczny przede wszystkim w kontaktach z podmiotami publicznymi |
| Przeznaczenie | Umowy, dokumenty firmowe, przetargi i sprawy urzędowe | Wnioski i pisma kierowane do urzędów oraz innych systemów administracji |
| Koszt | Zwykle odpłatny, choć mObywatel udostępnia bezpłatny pakiet określonej liczby podpisów | Bezpłatny |
| Ważność | Zależy od okresu ważności certyfikatu u dostawcy | Profil jest zwykle ważny przez 3 lata i można go przedłużyć |
Forma pisemna i dokumentowa – skąd bierze się różnica?
Podpis kwalifikowany jest związany z elektroniczną formą czynności prawnej, która zgodnie z Kodeksem cywilnym wywołuje skutki równoważne formie pisemnej. Oznacza to, że dokument podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym może zastąpić papierową umowę z podpisem odręcznym, jeżeli przepisy nie wymagają jeszcze surowszej formy, na przykład aktu notarialnego.
Profil Zaufany nie daje takiego skutku w prywatnym obrocie prawnym. Podpis zaufany pozwala ustalić, kto złożył oświadczenie i jaka była jego treść, dlatego może spełniać wymogi formy dokumentowej. Taki skutek ma także wiele wiadomości e-mail, SMS-ów czy skanów dokumentów. Forma dokumentowa często wystarcza, ale nie zastępuje formy pisemnej tam, gdzie ustawa wymaga jej pod rygorem nieważności.
Najlepiej widać to przy umowie o przeniesienie majątkowych praw autorskich, na przykład do logo, projektu graficznego albo strony internetowej. Taka umowa wymaga formy pisemnej. Podpisanie jej Profilem Zaufanym lub wymiana skanów podpisanych kartek nie zapewnia tej formy. W konsekwencji przeniesienie praw może być nieważne, a zamawiający nie uzyska skutecznie praw do utworu.
Kiedy użyć podpisu kwalifikowanego?
Podpis kwalifikowany wybierz wtedy, gdy dokument ma wywołać skutki prawne także poza systemem administracji albo gdy przepisy wymagają formy pisemnej. W szczególności dotyczy to następujących sytuacji:
- Umowa o pracę – dokument może zostać zawarty elektronicznie, jeżeli strony podpiszą go kwalifikowanymi podpisami.
- Przeniesienie praw autorskich – dotyczy między innymi projektów graficznych, tekstów, zdjęć i oprogramowania.
- Umowy handlowe i cywilnoprawne – zwłaszcza gdy kontrahent wymaga formy pisemnej albo strony chcą ją zachować.
- Przetargi i zamówienia publiczne – wymagany rodzaj podpisu zależy od postępowania, ale podpis kwalifikowany jest rozwiązaniem o najszerszym zastosowaniu.
Podpis kwalifikowany działa na podstawie rozporządzenia eIDAS, dlatego jest uznawany w całej Unii Europejskiej. Nie oznacza to jednak, że zastępuje każdą formę szczególną. Jeżeli dana czynność wymaga aktu notarialnego, sam podpis elektroniczny nie wystarczy.
Kiedy wystarczy Profil Zaufany?
Profil Zaufany jest właściwym narzędziem do większości spraw urzędowych, w których konkretny system dopuszcza tę metodę autoryzacji. Możesz użyć go między innymi do:
- składania wniosków i pism do urzędów administracji publicznej;
- załatwiania spraw w ZUS;
- kontaktów z urzędem skarbowym i korzystania z usług podatkowych, jeśli dana usługa udostępnia tę metodę;
- składania wniosków dotyczących działalności gospodarczej, obywatelskich dokumentów i innych usług publicznych.
Profil Zaufany nie jest kwalifikowanym podpisem elektronicznym w rozumieniu eIDAS. Nie powinien więc być używany jako zamiennik podpisu kwalifikowanego przy prywatnych umowach wymagających formy pisemnej. Wyjątkiem mogą być szczególne procedury, w których konkretny przepis lub system urzędowy wyraźnie dopuszcza podpis zaufany, na przykład wybrane czynności w eKRS. O tym, jaki podpis jest akceptowany, decydują wtedy zasady danej procedury.
Czy podpis kwalifikowany musi być płatny?
Tradycyjnie podpis kwalifikowany uzyskiwało się od komercyjnego dostawcy usług zaufania, zwykle w ramach certyfikatu ważnego przez określony czas. Dostępne były rozwiązania z kartą i czytnikiem, a także podpisy chmurowe.
Według przekazanych informacji aplikacja mObywatel udostępnia bezpłatny pakiet pięciu podpisów kwalifikowanych miesięcznie. Usługa ma być przeznaczona do spraw prywatnych, a skorzystanie z niej wymaga spełnienia warunków wskazanych w aktualnej wersji aplikacji, w tym potwierdzenia tożsamości. Przed podpisaniem ważnego dokumentu sprawdź bieżące zasady usługi, limit oraz to, czy dany przypadek mieści się w jej zakresie.
Najprostsza reguła wyboru jest taka: do urzędu najczęściej wystarczy Profil Zaufany, natomiast do umowy wymagającej formy pisemnej potrzebujesz podpisu kwalifikowanego albo tradycyjnego podpisu na papierze. Profil Zaufany nie zastąpi podpisu kwalifikowanego przy przeniesieniu praw autorskich, nawet jeśli pozwala skutecznie potwierdzić twoją tożsamość.
