Faktura proforma to dokument handlowy o charakterze informacyjnym, a nie faktura VAT. Nie jest dowodem księgowym, nie powoduje powstania obowiązku podatkowego i nie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Służy głównie jako oferta, zapowiedź transakcji albo informacja o kwocie do zapłaty.
Co to jest faktura proforma?
Faktura proforma przedstawia warunki planowanej transakcji. Zwykle zawiera dane sprzedawcy i nabywcy, opis towaru lub usługi, ceny, stawki VAT oraz termin płatności, dlatego przypomina zwykłą fakturę. Jej charakter musi być jednak wyraźnie oznaczony w nagłówku, na przykład jako „Faktura proforma” albo „Proforma”.
W świetle ustawy o VAT proforma nie jest fakturą i nie potwierdza sprzedaży, dostawy towaru ani wykonania usługi. Nie stanowi też dowodu księgowego. Nie ujmuje się jej w KPiR ani ewidencji VAT, a wskazane na niej kwoty podatku mają wyłącznie charakter informacyjny.
Faktura proforma a faktura VAT – najważniejsze różnice
| Cecha | Faktura proforma | Faktura VAT |
|---|---|---|
| Status prawny | Dokument handlowy i informacyjny, nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT | Dokument księgowy potwierdzający sprzedaż lub otrzymanie zaliczki |
| Księgowanie | Nie podlega ujęciu w KPiR ani ewidencji VAT | Stanowi podstawę rozliczeń podatkowych, gdy spełnia wymogi faktury |
| Obowiązek podatkowy | Samo wystawienie nie powoduje jego powstania | Jest związana z rozliczeniem VAT zgodnie z charakterem transakcji |
| KSeF | Nie jest wysyłana do KSeF | Podlega zasadom przekazywania do KSeF, gdy obowiązek dotyczy danej faktury |
| Korekta | Można ją zmienić lub wystawić ponownie bez faktury korygującej | Błędy poprawia się zgodnie z zasadami dotyczącymi faktur korygujących |
Proforma nie daje nabywcy prawa do odliczenia VAT. Nie jest także podstawą do wykazania kosztu lub przychodu. Dopiero właściwa faktura VAT, w tym faktura zaliczkowa, może wywołać skutki księgowe i podatkowe.
Kiedy wystawia się fakturę proforma?
Wystawienie proformy jest dobrowolne. Przedsiębiorca korzysta z niej wtedy, gdy chce przedstawić klientowi uporządkowane warunki transakcji, zanim wystawi dokument rozliczeniowy. Najczęściej stosuje się ją w następujących sytuacjach:
- Przedstawienie oferty – proforma pokazuje cenę, zakres świadczenia i planowany termin płatności.
- Oczekiwanie na przedpłatę lub zaliczkę – klient otrzymuje informację, jaką kwotę powinien wpłacić przed realizacją zamówienia.
- Potwierdzenie ustaleń – dokument porządkuje uzgodnienia dokonane telefonicznie, mailowo albo podczas negocjacji.
- Weryfikacja danych – nabywca może sprawdzić dane firmy, opis zamówienia i kwoty przed wystawieniem faktury VAT.
- Obsługa transakcji zagranicznej – kontrahent może potrzebować proformy w swoich procedurach zakupowych, bankowych lub celnych.
Proforma może ułatwić zmianę ceny, opisu lub danych nabywcy przed finalizacją transakcji. Nie należy jednak traktować jej jako dokumentu, który samodzielnie nakłada na nabywcę obowiązek podatkowy lub zastępuje fakturę VAT.
Jak wygląda przejście od proformy do faktury VAT?
Typowy obieg dokumentów składa się z trzech etapów. Sama proforma nie kończy transakcji, lecz poprzedza właściwy dokument rozliczeniowy:
- Wystawienie proformy – sprzedawca przedstawia klientowi warunki transakcji i kwotę do zapłaty. Dokument przekazuje poza KSeF, na przykład w formie elektronicznej lub papierowej.
- Płatność klienta – nabywca wpłaca całość ceny albo jej część na podstawie przedstawionych warunków.
- Wystawienie faktury VAT – po otrzymaniu zaliczki sprzedawca wystawia fakturę zaliczkową, a po wykonaniu dostawy lub usługi wystawia właściwą fakturę końcową, jeśli jest potrzebna.
Jeżeli klient wpłacił całość kwoty przed wykonaniem świadczenia, dokumentem właściwym będzie faktura dokumentująca otrzymaną płatność, zgodnie z zasadami dotyczącymi zaliczek. Jeżeli zapłata nastąpiła po wykonaniu usługi lub dostawie towaru, sprzedawca wystawia fakturę VAT na zasadach właściwych dla tej sprzedaży.
Po otrzymaniu płatności nie można poprzestać na proformie. Sprzedawca ma obowiązek wystawić właściwy dokument podatkowy w terminie wynikającym z przepisów. Faktura zaliczkowa lub końcowa jest też dokumentem, który może podlegać przekazaniu do KSeF, gdy obejmuje ją obowiązek korzystania z systemu.
KSeF a faktura proforma
Faktura proforma pozostaje poza KSeF, ponieważ nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT. Nie wystawia się jej jako faktury ustrukturyzowanej i nie przesyła do systemu. Zmiany dotyczące obowiązkowego KSeF w 2026 roku nie zmieniają charakteru proformy.
Do KSeF trafia właściwa faktura VAT, w tym faktura zaliczkowa lub końcowa, jeżeli dana transakcja podlega obowiązkowi wystawienia jej w systemie. W firmie dobrze jest wyraźnie oddzielić serie numeracji i oznaczenia obu rodzajów dokumentów, aby proforma nie została pomylona z fakturą podatkową.
Na co uważać przy stosowaniu proformy?
Najczęstszy błąd polega na traktowaniu proformy jak faktury VAT. Nie należy jej księgować, odliczać z niej VAT ani wysyłać do KSeF. Jeśli na jej podstawie klient wpłacił pieniądze, trzeba wystawić właściwą fakturę zaliczkową albo końcową.
Wyraźny nagłówek „Proforma” pomaga uniknąć pomyłki. Warto też stosować osobną numerację, umieścić na dokumencie informację o jego handlowym charakterze i przechowywać proformę wraz z korespondencją dotyczącą transakcji. Nie zastępuje ona faktury VAT, ale może ułatwić odtworzenie ustaleń z kontrahentem.
Najprostsza zasada brzmi: proforma służy do przedstawienia warunków i uzyskania płatności, a faktura VAT dokumentuje zdarzenie gospodarcze i podlega rozliczeniu.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady podatkowej ani księgowej. W przypadku nietypowych rozliczeń, zwłaszcza zaliczek lub transakcji międzynarodowych, warto skonsultować dokumentację z księgowym lub doradcą podatkowym.
