Urodzenie dziecka zgłasza się w Urzędzie Stanu Cywilnego właściwym dla miejsca urodzenia, a nie dla miejsca zamieszkania rodziców. Trzeba zrobić to w ciągu 21 dni od wystawienia karty urodzenia. Zgłoszenie jest bezpłatne i można je złożyć osobiście albo przez internet.
Jak zgłosić narodziny dziecka?
Do wyboru są dwie drogi. Wizyta w USC pozwala zwykle otrzymać dokumenty od razu. Zgłoszenie online nie wymaga wychodzenia z domu, ale potrzebujesz narzędzia do potwierdzenia tożsamości oraz skrzynki do e-Doręczeń.
| Metoda | Wymagania | Czas realizacji |
|---|---|---|
| Online | Profil zaufany, e-dowód albo podpis kwalifikowany oraz skrzynka do e-Doręczeń | Akt urodzenia jest sporządzany co do zasady w następnym dniu roboczym, jeśli USC ma kartę urodzenia |
| Osobiście w USC | Dokument tożsamości, a w razie potrzeby także pełnomocnictwo | Dokumenty są zwykle wydawane w dniu zgłoszenia |
Od 1 stycznia 2026 roku elektroniczne załatwianie tej sprawy odbywa się za pośrednictwem e-Doręczeń. Przed rozpoczęciem zgłoszenia online trzeba więc mieć aktywny adres do doręczeń elektronicznych.
Rejestracja urodzenia krok po kroku
Procedura wygląda następująco:
- Poczekaj na kartę urodzenia – wystawia ją lekarz, położna lub inna upoważniona osoba, która odebrała poród. Szpital albo personel medyczny przekazuje dokument do USC najpóźniej w ciągu 3 dni od jego wystawienia.
- Wybierz sposób zgłoszenia – możesz udać się do USC właściwego dla miejsca urodzenia dziecka albo skorzystać z usługi elektronicznej na stronie gov.pl.
- Przygotuj dane dziecka i rodziców – podczas zgłoszenia podajesz między innymi imię lub imiona dziecka, dane rodziców i adres zameldowania.
- Podpisz zgłoszenie – przy załatwianiu sprawy online zrobisz to profilem zaufanym, e-dowodem albo podpisem kwalifikowanym. W urzędzie podpisujesz przygotowany protokół.
- Odbierz dokumenty – USC sporządza akt urodzenia, przekazuje informację o numerze PESEL i wydaje potwierdzenie zameldowania, jeśli dziecko zostało zameldowane.
Przy wizycie osobistej zabierz dowód osobisty albo paszport. Jeśli sprawę prowadzi pełnomocnik, potrzebne jest pisemne pełnomocnictwo. Przed wizytą sprawdź na stronie właściwego urzędu, czy trzeba zarezerwować termin.
Po prawidłowym zgłoszeniu otrzymasz jeden bezpłatny odpis skrócony aktu urodzenia. Dokumenty mogą zostać przekazane osobiście, pocztą albo na skrzynkę do e-Doręczeń, zależnie od wybranej metody i możliwości urzędu.
Co z uznaniem ojcostwa?
Jeżeli rodzice nie są małżeństwem, ojciec nie jest automatycznie wpisywany do aktu urodzenia. Aby jego dane mogły się w nim znaleźć, musi wcześniej złożyć oświadczenie o uznaniu ojcostwa, a matka musi je potwierdzić.
Oświadczenie można złożyć przed kierownikiem dowolnego USC, konsulem Rzeczypospolitej Polskiej albo sądem. Uznanie ojcostwa może nastąpić jeszcze przed narodzinami dziecka, podczas zgłoszenia urodzenia lub później, na zasadach określonych w przepisach. Jeżeli oświadczenie składa ojciec, matka powinna je potwierdzić w ciągu 3 miesięcy.
Jeśli uznanie ojcostwa nie zostało wcześniej dokonane, zgłoszenie może wymagać osobistego stawiennictwa obojga rodziców. W razie cudzoziemskiego pochodzenia jednego z rodziców urząd może poprosić o zagraniczne akty stanu cywilnego wraz z tłumaczeniami przysięgłymi.
Nie przekraczaj terminu 21 dni. Jeżeli urodzenie nie zostanie zgłoszone w tym czasie, kierownik USC zarejestruje je z urzędu na podstawie karty urodzenia i samodzielnie wybierze imię dla dziecka. Jeżeli urząd odmówi przyjęcia wybranego imienia z powodu naruszenia ustawowych ograniczeń, wyda decyzję administracyjną. Od takiej decyzji można odwołać się do wojewody w ciągu 14 dni, za pośrednictwem kierownika USC.
Najczęstsze pytania
Najważniejsze wątpliwości dotyczą właściwości urzędu, opłat i wyboru imienia:
- Czy można zgłosić dziecko w innym mieście? Nie. Zgłoszenie składa się w USC właściwym dla miejsca urodzenia dziecka, nawet jeśli rodzice mieszkają gdzie indziej.
- Czy rejestracja urodzenia kosztuje? Nie. Sporządzenie aktu urodzenia i wydanie jednego bezpłatnego odpisu skróconego nie podlega opłacie.
- Czy karta urodzenia jest potrzebna przy wizycie? Tak, ale zwykle przekazuje ją do USC szpital lub osoba, która odebrała poród. Przed wizytą można sprawdzić w urzędzie, czy dokument już wpłynął.
- Ile imion można nadać dziecku? Można wskazać najwyżej dwa imiona. Nie mogą być ośmieszające, nieprzyzwoite ani mieć formy zdrobniałej.
Najważniejsze jest połączenie dwóch terminów: personel medyczny przekazuje kartę urodzenia do USC w ciągu 3 dni, a rodzic ma następnie 21 dni od wystawienia karty na zgłoszenie urodzenia dziecka.
