Najem okazjonalny zgłasza właściciel do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla swojego miejsca zamieszkania. Ma na to 14 dni od rozpoczęcia najmu, czyli zwykle od wydania lokalu najemcy, a nie od podpisania umowy. W 2026 roku najwygodniej wysłać pismo przez e-Urząd Skarbowy i zachować Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO).
Gdzie i kiedy zgłosić najem okazjonalny?
Obowiązek wynika z art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów. Zgłoszenie kieruje się do urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, a nie położenie wynajmowanego mieszkania.
Termin wynosi 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Jeżeli umowę podpisano 1 czerwca, ale lokal wydano najemcy 10 czerwca, termin należy liczyć od 10 czerwca. Dla bezpieczeństwa przyjmij datę faktycznego przekazania lokalu wskazaną w umowie lub protokole zdawczo-odbiorczym.
Zgłoszenie zawarcia umowy nie jest tym samym co rozliczanie podatku. Przychody z najmu prywatnego rozlicza się odrębnie, najczęściej w formie ryczałtu ewidencjonowanego. Samo zgłoszenie nie zastępuje wpłat podatku ani rocznego PIT-28.
Jak zgłosić najem okazjonalny przez e-Urząd Skarbowy?
Przed wysłaniem pisma przygotuj dane stron, informacje o lokalu oraz daty wynikające z umowy. Procedura wygląda następująco:
- Zaloguj się do e-Urzędu Skarbowego przez login.gov.pl, na przykład profilem zaufanym, bankowością elektroniczną, e-dowodem albo aplikacją mObywatel.
- Otwórz sekcję „Pisma i wnioski” i wybierz możliwość wysłania pisma ogólnego.
- Wskaż właściwy urząd skarbowy według swojego miejsca zamieszkania.
- Wpisz treść zgłoszenia, wyraźnie wskazując, że dotyczy ono zawarcia umowy najmu okazjonalnego na podstawie art. 19b ustawy.
- Dodaj załączniki, jeśli chcesz – przepisy nie ustanawiają jednego obowiązkowego formularza ani zamkniętej listy załączników do samego zgłoszenia.
- Podpisz i wyślij pismo elektronicznie, a następnie pobierz UPO z zakładki dotyczącej wysłanej korespondencji.
UPO zachowaj razem z umową i jej załącznikami. Jest dowodem, że pismo zostało wysłane, a jego data może potwierdzić dochowanie 14-dniowego terminu. Na żądanie najemcy właściciel powinien przedstawić potwierdzenie zgłoszenia.
Nie korzystaj ze starszych instrukcji prowadzących przez ePUAP. W 2026 roku w sprawach kierowanych przez osoby fizyczne do organów podatkowych ten kanał co do zasady nie powinien być traktowany jako podstawowa, bezpieczna droga doręczenia. Alternatywą dla e-Urzędu Skarbowego pozostaje pismo papierowe złożone osobiście lub wysłane pocztą.
Co powinno zawierać zgłoszenie?
Nie ma jednego ogólnopolskiego wzoru zgłoszenia najmu okazjonalnego. Pismo powinno jednak pozwalać urzędowi jednoznacznie ustalić, kto zgłasza umowę, jakiego lokalu dotyczy i kiedy rozpoczął się najem. Uwzględnij:
- dane właściciela, w tym imię, nazwisko, adres zamieszkania i PESEL,
- dane najemcy pozwalające na jego identyfikację,
- dokładny adres wynajmowanego lokalu,
- datę zawarcia umowy oraz datę rozpoczęcia najmu,
- okres obowiązywania umowy,
- powołanie na art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów.
Możesz użyć takiej treści i uzupełnić ją własnymi danymi:
„Działając jako właściciel lokalu mieszkalnego, na podstawie art. 19b ustawy o ochronie praw lokatorów zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu położonego przy [adres]. Umowa została zawarta dnia [data], a najem rozpoczął się dnia [data]. Umowę zawarto na okres od [data] do [data]. Wynajmujący: [dane]. Najemca: [dane].”
Przed wysyłką sprawdź, czy zgłoszenie zawiera komplet podstawowych informacji:
- czy wskazano urząd właściwy dla miejsca zamieszkania właściciela,
- czy data rozpoczęcia najmu odpowiada dacie wydania lokalu,
- czy dane stron i adres lokalu są zgodne z umową,
- czy zapisano UPO albo potwierdzenie złożenia pisma papierowego.
Dlaczego zgłoszenie jest ważne?
Zgłoszenie w terminie jest jednym z warunków korzystania ze szczególnych mechanizmów najmu okazjonalnego. Sama umowa nie wystarcza. Znaczenie mają także wymagane dokumenty, w tym oświadczenie najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego, wskazanie innego lokalu oraz zgoda osoby mającej tytuł prawny do tego lokalu.
Jeżeli właściciel nie zgłosi zawarcia umowy w ciągu 14 dni, sama umowa nie musi automatycznie zniknąć. Traci jednak ochronę przewidzianą dla najmu okazjonalnego, w szczególności rozwiązania ułatwiające dochodzenie opróżnienia lokalu po zakończeniu umowy. W sporze z najemcą właściciel może więc zostać potraktowany jak przy zwykłym najmie.
| Cecha | Najem tradycyjny | Najem okazjonalny |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Kodeks cywilny i ustawa o ochronie praw lokatorów | Przepisy o najmie okazjonalnym w ustawie o ochronie praw lokatorów |
| Forma umowy | Może być zawarta na czas określony lub nieokreślony, dla celów dowodowych najlepiej pisemnie | Pisemna, na czas oznaczony, maksymalnie do 10 lat |
| Dodatkowe dokumenty | Brak szczególnego zestawu załączników | Między innymi akt notarialny najemcy i wskazanie lokalu zastępczego |
| Zgłoszenie do urzędu skarbowego | Nie zgłasza się umowy w trybie art. 19b | Właściciel zgłasza zawarcie umowy w ciągu 14 dni od rozpoczęcia najmu |
| Egzekucja po zakończeniu umowy | Przebiega według standardowych zasad | Może być prostsza, jeżeli spełniono wszystkie warunki ustawowe |
Najczęstsze pytania
Co zrobić, gdy termin 14 dni już minął?
Złóż pismo zgodnie ze stanem faktycznym, ale nie zakładaj, że spóźnione zgłoszenie przywróci pełną ochronę najmu okazjonalnego. Niedochowanie terminu może oznaczać utratę szczególnych uprawnień. Przy współwłasności, zmianie dat w dokumentach lub sporze z najemcą warto skonsultować sytuację z prawnikiem.
Czy trzeba zgłaszać zakończenie najmu?
Art. 19b dotyczy zgłoszenia zawarcia umowy. Nie ustanawia analogicznego obowiązku zgłaszania jej zakończenia lub wygaśnięcia.
Co zrobić, gdy najemca nie ma numeru PESEL?
Podaj dane pozwalające go zidentyfikować, na przykład imię, nazwisko, datę urodzenia i numer dokumentu tożsamości lub paszportu. Brak PESEL nie powinien uniemożliwiać opisania stron w piśmie, jeżeli ich identyfikacja jest jednoznaczna.
Czy zgłoszenie umowy oznacza wybór ryczałtu?
Nie. Są to dwa odrębne obowiązki. Przy najmie prywatnym w 2026 roku podstawową formą opodatkowania jest ryczałt ewidencjonowany, ale jego rozliczanie nie zastępuje zgłoszenia najmu okazjonalnego.
Najbezpieczniejszy schemat jest prosty: ustal datę wydania lokalu, przygotuj pismo, wyślij je do właściwego urzędu w ciągu 14 dni przez e-Urząd Skarbowy i zachowaj UPO. Dzięki temu masz dowód wykonania obowiązku oraz nie tracisz ochrony związanej z najmem okazjonalnym.
Materiał ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej ani podatkowej. W nietypowych przypadkach, w szczególności przy współwłasności, działalności gospodarczej lub spóźnieniu z terminem, skonsultuj dokumenty z profesjonalistą.
