Aneks do umowy to porozumienie stron, które zmienia, uzupełnia albo usuwa wybrane postanowienia już zawartej umowy. Nie zastępuje całego kontraktu, lecz staje się jego integralną częścią. Aby wywołał skutki prawne, co do zasady wymaga zgody obu stron i zachowania takiej formy, jaka była wymagana przy zawieraniu umowy głównej.
Czym jest aneks do umowy?
Aneks służy do aktualizacji obowiązującej umowy bez sporządzania nowego dokumentu od początku. Może zmieniać pojedynczy paragraf, dodawać nowe postanowienia, uchylać dotychczasowe zapisy albo korygować oczywisty błąd. Nadal jednak pozostaje powiązany z umową pierwotną i należy przechowywać go razem z nią.
Podpisanie aneksu jest dobrowolnym porozumieniem. Sama propozycja zmiany, przesłanie dokumentu lub podpisanie go przez jedną stronę nie wystarcza, aby zmienić warunki umowy. Potrzebna jest zgoda wszystkich stron, które są objęte daną zmianą, albo ich prawidłowo umocowanych przedstawicieli.
Kiedy warto sporządzić aneks?
Aneks warto przygotować wtedy, gdy strony chcą zachować dotychczasową umowę, ale zmieniły się niektóre ustalenia. Najczęściej dotyczy to następujących sytuacji:
- Zmiana wynagrodzenia – podwyższenie albo obniżenie pensji, czynszu, ceny usługi lub wartości zamówienia.
- Zmiana zakresu obowiązków – dodanie prac, usług, zadań albo odpowiedzialności jednej ze stron.
- Zmiana terminów – przesunięcie terminu wykonania, płatności, spłaty zobowiązania lub zakończenia najmu.
- Przedłużenie najmu – wydłużenie okresu obowiązywania umowy mieszkania, lokalu użytkowego albo powierzchni biurowej.
- Zmiana warunków zatrudnienia – modyfikacja stanowiska, wymiaru etatu, miejsca pracy lub innych uzgodnionych warunków.
- Korekta błędu – poprawienie omyłki w danych stron, adresie, numerze rachunku albo innym postanowieniu.
Nie każda zmiana wymaga aneksu. Jeżeli jednak dotyczy elementu zapisanego w umowie, a jej znaczenie może wpływać na prawa lub obowiązki stron, forma pisemna ogranicza ryzyko późniejszego sporu.
Jakie są wymogi formalne aneksu?
Najważniejsza zasada brzmi: aneks powinien mieć taką samą formę jak umowa główna. Wynika to z art. 77 § 1 Kodeksu cywilnego, zgodnie z którym zmiana umowy zawartej w formie pisemnej wymaga zachowania formy pisemnej, jeżeli przepisy albo umowa nie przewidują innego rozwiązania.
Jeżeli umowę zawarto na piśmie, aneks również powinien zostać sporządzony na piśmie i podpisany przez obie strony. Gdy umowa wymagała aktu notarialnego, zmiana także może wymagać tej formy. Dotyczy to między innymi czynności związanych z nieruchomościami, przy których ustawa przewiduje formę aktu notarialnego. Niedochowanie wymaganej formy może prowadzić do nieważności albo bezskuteczności zmiany.
W umowie o pracę zmiana warunków zatrudnienia za zgodą pracownika i pracodawcy powinna zostać dokonana na piśmie, zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy. Aneks nie może jednak obniżać uprawnień pracownika poniżej poziomu gwarantowanego przepisami.
Nie należy mylić aneksu z wypowiedzeniem zmieniającym. Różnice między tymi rozwiązaniami przedstawia tabela:
| Cecha | Aneks | Wypowiedzenie zmieniające |
|---|---|---|
| Charakter | Porozumienie wymagające zgody pracownika i pracodawcy. | Jednostronne oświadczenie pracodawcy o zmianie warunków. |
| Skutek odmowy | Brak podpisu oznacza co do zasady pozostawienie dotychczasowych warunków. | Odmowa przyjęcia nowych warunków może doprowadzić do rozwiązania umowy po okresie wypowiedzenia. |
| Zastosowanie w prawie pracy | Dobrowolna zmiana wynagrodzenia, etatu, stanowiska lub miejsca pracy. | Zmiana narzucona przez pracodawcę, gdy strony nie osiągnęły porozumienia. |
Pracownik nie musi podpisywać aneksu tylko dlatego, że pracodawca przedstawił mu dokument. Jeżeli strony nie uzgodnią nowych warunków, pracodawca może rozważyć wypowiedzenie zmieniające, ale musi zastosować zasady wynikające z Kodeksu pracy.
Jak sporządzić aneks krok po kroku?
Dokument nie ma jednego urzędowego wzoru. Jego treść trzeba dopasować do rodzaju umowy i zakresu planowanej zmiany. Przygotowanie aneksu można uporządkować w kilku etapach:
- Zidentyfikuj umowę główną – podaj jej rodzaj, datę, miejsce zawarcia i numer, jeżeli został nadany.
- Wskaż strony – wpisz dane tych samych osób lub podmiotów, które zawarły umowę, oraz dane ich przedstawicieli, jeśli działają przez pełnomocników.
- Opisz zmiany – wskaż konkretny paragraf, ustęp lub punkt i podaj jego nowe brzmienie. Określ także, od kiedy zmiana obowiązuje.
- Dodaj klauzulę porządkującą – zaznacz, że pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian i zachowują moc.
- Podpisz dokument – złóż podpisy wszystkich stron i sporządź odpowiednią liczbę egzemplarzy.
Podstawowa struktura może wyglądać następująco:
Aneks nr … do umowy … z dnia …, zawarty w … dnia … pomiędzy … a ….
Strony zgodnie postanawiają, że § … umowy otrzymuje brzmienie: „…”. Zmiana obowiązuje od dnia ….
Pozostałe postanowienia umowy pozostają bez zmian. Aneks sporządzono w … jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.
Ogólne sformułowania, takie jak „pozostałe warunki zostają ustalone później”, mogą powodować spory. Lepiej wskazać dokładnie zakres obowiązków, kwoty, terminy, stanowisko, miejsce wykonywania pracy lub inne parametry objęte zmianą.
Czego nie można zmienić aneksem?
Swoboda umów pozwala stronom kształtować wzajemne prawa i obowiązki, ale tylko w granicach prawa, właściwości danego stosunku prawnego i zasad współżycia społecznego. Aneks nie legalizuje postanowienia, które od początku byłoby niedopuszczalne.
W szczególności nie można skutecznie wprowadzić aneksem postanowień:
- sprzecznych z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa;
- naruszających minimalne wynagrodzenie, normy czasu pracy lub wymagania dotyczące bezpieczeństwa pracy;
- pozbawiających pracownika praw przyznanych przez Kodeks pracy, ponieważ art. 18 Kodeksu pracy chroni przepisy korzystniejsze dla pracownika;
- sprzecznych z ochroną lokatorów, na przykład pozwalających wynajmującemu omijać ustawowe ograniczenia;
- zmieniających prawa osoby, która nie wyraziła zgody i nie jest reprezentowana przez uprawnionego pełnomocnika.
Przed podpisaniem dokumentu trzeba sprawdzić nie tylko samą treść planowanej zmiany, ale także wymagania dotyczące formy i przepisy właściwe dla danego rodzaju umowy. Przy umowach o pracę, najmie nieruchomości, kredycie, umowie deweloperskiej lub czynności wymagającej aktu notarialnego błędny aneks może nie osiągnąć zamierzonego skutku.
Najważniejsze jest więc połączenie trzech warunków: jasnego opisania zmiany, zgody wszystkich stron oraz zachowania formy wymaganej dla umowy głównej.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. Skutki aneksu zależą od rodzaju umowy, jej treści oraz właściwych przepisów.
