Po utracie dokumentu najpierw zastrzeż go w banku lub w BIK, a następnie zgłoś utratę w urzędzie gminy, przez gov.pl albo aplikację mObywatel. Zastrzeżenie ogranicza ryzyko wyłudzeń, natomiast zgłoszenie urzędowe formalnie unieważnia dowód. Jeśli dokument został skradziony, zawiadom także policję.
Co zrobić w pierwszych minutach?
Nie czekaj na odnalezienie dowodu, paszportu ani innych dokumentów. Najpierw zablokuj możliwość posłużenia się nimi w obrocie finansowym, a później załatw formalności związane z unieważnieniem dokumentu.
Najważniejsze działania to:
- Zastrzeż dokument w banku – możesz zgłosić utratę także w banku, którego nie jesteś klientem. Informacja trafia do banków i firm uczestniczących w Systemie Dokumenty Zastrzeżone.
- Zgłoś utratę dowodu w urzędzie – zrobisz to w dowolnym urzędzie gminy, przez gov.pl albo w aplikacji mObywatel.
- Zawiadom policję – ten krok jest potrzebny, gdy dokument został skradziony. Przy zwykłym zagubieniu nie ma obowiązku zgłaszania sprawy policji.
Zastrzeżenie bankowe i unieważnienie urzędowe to dwie różne czynności. Pierwsza służy przede wszystkim ochronie przed kredytem lub umową zawartą na Twoje dane, druga powoduje, że dokument przestaje być ważny jako potwierdzenie tożsamości.
Gdzie zgłosić utratę dokumentu?
Miejsce zgłoszenia zależy od tego, czy dokument został zgubiony, skradziony, czy utracony poza Polską:
| Sytuacja | Gdzie zgłosić? | Czy trzeba iść na policję? |
|---|---|---|
| Zgubienie dowodu w Polsce | Dowolny urząd gminy, gov.pl lub mObywatel | Nie, chyba że podejrzewasz kradzież |
| Kradzież dowodu w Polsce | Policja, a także bank lub BIK w celu zastrzeżenia | Tak |
| Utrata dokumentu za granicą | Policja w danym kraju oraz konsulat RP | Tak, jeśli doszło do kradzieży |
Nie musisz szukać konkretnego urzędu właściwego dla miejsca zameldowania. Utratę dowodu osobistego możesz zgłosić w dowolnej gminie na terenie kraju. Zgłoszenie jest bezpłatne.
Procedura krok po kroku
W przypadku zagubienia dowodu wykonaj czynności w następującej kolejności:
- Zastrzeż dokument w banku lub BIK – zrób to natychmiast, nawet jeśli liczysz, że dowód za chwilę się znajdzie.
- Zgłoś utratę dowodu – wybierz wizytę w urzędzie gminy, usługę na gov.pl albo aplikację mObywatel.
- Pobierz zaświadczenie – urząd wydaje je bez opłat. Zaświadczenie jest ważne do czasu wydania nowego dowodu, nie dłużej jednak niż przez 2 miesiące.
- Złóż wniosek o nowy dokument – po unieważnieniu utraconego dowodu nie wolno się nim posługiwać, nawet jeśli później go odnajdziesz.
Jeżeli dowód został skradziony, zgłoś kradzież na policji. Informacja przekazana przez funkcjonariuszy powoduje unieważnienie dokumentu, więc nie trzeba ponownie zgłaszać tej samej utraty w urzędzie gminy. Zastrzeżenie w banku lub BIK nadal wykonaj osobno.
Jak zgłosić utratę online lub osobiście?
Zgłoszenie przez gov.pl lub mObywatel
Do załatwienia sprawy online potrzebujesz sposobu potwierdzenia tożsamości, na przykład profilu zaufanego, e-dowodu albo certyfikatu kwalifikowanego. Na gov.pl wybierz usługę zgłoszenia utraty lub uszkodzenia dowodu, zaloguj się i postępuj zgodnie z instrukcjami.
W aplikacji mObywatel przejdź do sekcji „Załatw sprawę”, wybierz „Dowód osobisty”, a następnie usługę unieważnienia własnego dowodu. Po potwierdzeniu zgłoszenia dokument zostanie unieważniony, a zaświadczenie otrzymasz elektronicznie.
Wizyta w urzędzie gminy
Od 31 lipca 2025 roku podczas osobistej wizyty nie składa się papierowego formularza. Pracownik urzędu wygeneruje zgłoszenie na podstawie danych z rejestrów państwowych. Trzeba je sprawdzić i podpisać.
Przygotuj dokument potwierdzający tożsamość, jeśli go masz, na przykład paszport. Przy zgłoszeniu utraty nie są pobierane opłaty. Urząd niezwłocznie unieważni dowód i wyda bezpłatne zaświadczenie.
Osoby pełnoletnie muszą liczyć się także z automatycznym zastrzeżeniem numeru PESEL przy zgłoszeniu utraty dowodu. To dodatkowa ochrona przed wykorzystaniem danych do zawarcia niektórych umów lub zaciągnięcia zobowiązania. Zastrzeżenie numeru PESEL można później cofnąć zgodnie z zasadami usługi.
Utrata za granicą i odnalezienie dokumentu
Po utracie dokumentów poza Polską najpierw zastrzeż je w banku lub BIK, a następnie zgłoś zdarzenie miejscowej policji, jeśli doszło do kradzieży. Skontaktuj się też z najbliższym konsulatem RP. Konsul może pomóc w unieważnieniu dokumentu i w uzyskaniu dokumentu tymczasowego, jeśli jest potrzebny do powrotu.
Jeśli odnajdziesz dowód zgłoszony jako utracony, nie używaj go. Taki dokument jest już unieważniony. Należy niezwłocznie przekazać go do dowolnego urzędu gminy albo konsulowi RP. Nie można cofnąć unieważnienia dowodu, który został zgłoszony jako utracony. W razie wątpliwości lepiej zastrzec dokument od razu niż czekać na jego odnalezienie.
Informacje dotyczące procedury mogą zmieniać się wraz z przepisami i organizacją usług publicznych. W sprawach wymagających potwierdzenia aktualnego statusu dokumentu korzystaj z gov.pl, urzędu gminy lub konsulatu RP.
