Nie ma jednego uniwersalnego wniosku o zaświadczenie o okresach ubezpieczenia. Do stażu pracy służy USP składany przez eZUS, ogólne potwierdzenie przebiegu ubezpieczeń uzyskasz na formularzu US-7, a dokument E-104 załatwiają między sobą instytucje ubezpieczeniowe.
Który wniosek wybrać?
| Cel | Symbol wniosku | Miejsce złożenia |
|---|---|---|
| Potwierdzenie okresów do stażu pracy | USP | Wyłącznie eZUS |
| Ogólne zaświadczenie o przebiegu ubezpieczeń | US-7 | eZUS albo placówka ZUS, poczta |
| Potwierdzenie ubezpieczenia zdrowotnego za granicą | E-104 lub elektroniczny SED S040/S041 | Wniosek składa instytucja zagraniczna do właściwej instytucji w Polsce |
Jak uzyskać zaświadczenie do stażu pracy na wniosku USP?
Wniosek USP, czyli „Wniosek o wydanie zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy”, jest dostępny wyłącznie elektronicznie na platformie eZUS. Służy do potwierdzania okresów uwzględnianych przy stażu pracy na zasadach przewidzianych w przepisach.
ZUS sprawdza dane zapisane na koncie ubezpieczonego. Do wniosku USP co do zasady nie dołącza się dodatkowych dokumentów. Jeżeli wniosek dotyczy okresów sprzed 1 stycznia 1999 r., należy zastosować formularz US-7. Gdy jeden okres rozpoczął się przed tą datą i trwał po niej, potrzebne mogą być dwa wnioski: US-7 za wcześniejszy okres oraz USP za okres od 1 stycznia 1999 r.
Elektroniczne złożenie wniosku wygląda następująco:
- Zaloguj się na swoje konto na platformie eZUS.
- Wybierz usługę dotyczącą wydania zaświadczenia o ubezpieczeniu dla celów doliczenia okresów do stażu pracy, oznaczoną symbolem USP.
- Uzupełnij wymagane informacje i wyślij wniosek elektronicznie.
- Po otrzymaniu powiadomienia przejdź do zakładki „Dokumenty i wiadomości”, a następnie „Skrzynka odbiorcza”.
- Potwierdź odbiór pisma i pobierz zaświadczenie albo decyzję z listy odebranych dokumentów.
Powiadomienie o odpowiedzi może przyjść SMS-em, e-mailem lub przez aplikację mZUS, zależnie od ustawień konta. Jeżeli dane na koncie ZUS nie potwierdzają wskazanego okresu, ZUS może wydać decyzję o odmowie zaświadczenia.
Jak uzyskać ogólne zaświadczenie o przebiegu ubezpieczeń na formularzu US-7?
Formularz US-7 służy do uzyskania zaświadczenia lub informacji z konta osoby ubezpieczonej. Wybierz go wtedy, gdy potrzebujesz ogólnego potwierdzenia przebiegu ubezpieczeń albo dokumentu dotyczącego okresów, których nie można wykazać wnioskiem USP.
Wniosek US-7 możesz złożyć elektronicznie przez eZUS albo w formie papierowej. Przygotuj przede wszystkim:
- dane pozwalające ZUS zidentyfikować ubezpieczonego,
- zakres okresów, których ma dotyczyć zaświadczenie,
- informację, w jakiej formie chcesz odebrać dokument,
- dokument tożsamości, jeżeli składasz wniosek osobiście.
Wysłanie wniosku przez eZUS
Po zalogowaniu wybierz usługę „Złożenie dokumentu US-7”, uzupełnij formularz i wskaż sposób odbioru odpowiedzi. Wniosek podpisuje się elektronicznie, na przykład profilem zaufanym albo certyfikatem kwalifikowanym. Dokument może zostać doręczony elektronicznie, pocztą lub udostępniony do odbioru osobistego, zależnie od wybranej opcji.
Złożenie wniosku papierowego
Wypełniony i podpisany US-7 możesz wysłać do ZUS albo złożyć w placówce. Przy odbiorze osobistym dokument może odebrać także pełnomocnik, jeżeli ma odpowiednie upoważnienie. Wniosek można wydrukować po uzupełnieniu elektronicznego formularza US-7 albo pobrać jego papierową wersję.
Zaświadczenia o przebiegu ubezpieczeń są wydawane bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 7 dni od wpływu wniosku, jeżeli sprawa nie wymaga dodatkowych ustaleń. Po otrzymaniu dokumentu elektronicznego może być konieczne potwierdzenie urzędowego poświadczenia doręczenia, aby uzyskać dostęp do załącznika.
Ważne – formularza E-104 nie zamówisz samodzielnie
Formularz E-104, a także jego elektroniczne odpowiedniki SED S040/S041, służy do potwierdzania przebytych okresów ubezpieczenia zdrowotnego między instytucjami państw UE, EFTA oraz w określonych przypadkach Zjednoczonego Królestwa. Dokument może być potrzebny przy sumowaniu okresów ubezpieczenia, zatrudnienia lub zamieszkania.
Osoba zainteresowana nie składa wniosku o E-104 samodzielnie. Występuje o niego właściwa instytucja zagraniczna, która kieruje zapytanie do odpowiedniej instytucji w Polsce, w tym do właściwego oddziału wojewódzkiego NFZ. Zasada ta wynika z art. 12 ust. 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009.
Jeżeli NFZ zwróci się do Ciebie o dokumenty, możesz zostać poproszony o przedstawienie dowodów zakończenia okresów ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład świadectwa pracy, dokumentów zgłoszenia i wyrejestrowania z ubezpieczeń albo zaświadczeń z ZUS, KRUS lub urzędu pracy.
Co zrobić, gdy ZUS odmawia wydania zaświadczenia?
Odmowa może nastąpić, gdy na koncie ubezpieczonego brakuje danych potwierdzających wskazany okres. Po otrzymaniu decyzji możesz zainicjować postępowanie wyjaśniające i przedstawić dokumenty, które uzupełniają dane ZUS. W takiej sytuacji:
- złóż wniosek POG o przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego,
- dołącz dokumenty potwierdzające okres ubezpieczenia, takie jak świadectwa pracy lub dokumenty zgłoszeniowe,
- prześlij wniosek przez eZUS, pocztą albo złóż go osobiście w placówce ZUS,
- jeżeli odmowa pozostanie w mocy, sprawdź pouczenie w decyzji i rozważ odwołanie do sądu.
